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2003年海员身份证件公约(修订本)是什么 关于2003年海员身份证件公约(修订本)的详细介绍

2003年海员身份证件公约(修订本)是由国际组织在2003年06月19日,于日内瓦签定的条约。

2003年海员身份证件公约(修订本)
国际劳工组织大会,
经国际劳工局理事会召集,于2003年6月3日在日内瓦召开了第91届会议,并
注意到对乘客、船员和船舶的安全以及对国家利益和个人的持续不断威胁,并
还注意到本组织的核心任务,即促进体面的工作条件,并
认为,鉴于海运业的全球性质,海员需要特别的保护,并
承认《1958年海员身份证件公约》中所载的关于为海员出于上岸休假、过境、转船或遣返之目的而进入成员国领土提供便利的原则,并
注意到经修正的国际海事组织《1965年便利国际海上运输公约》,特别是其标准3.44和3.45,并
进一步注意到联合国第A/R。ES/57/219号大会决议(在打击恐怖主义时保护人权和基本自由)申明,各国必须确保为打击恐怖主义所采取的任何措施符合其国际法义务,特别是国际人权、难民和人道主义法律所承担的义务,并
意识到海员在从事国际贸易的船舶上工作和生活,以及利用岸上设施和上岸休假是海员总体福祉的关键因素,进而也是实现航运更安全和海洋更清洁的关键因素,并
还意识到能够上岸对于海员去一艘船上工作和在协议的服务期满后离开船舶是非常必要的,并
注意到国际海事组织外交大会于2002年12月12日通过的关于加强海上安全和保安特别措施的经修订的《1974年国际海上人命安全公约》修正案,并
决定就本届大会议程中关于改进海员身份证件安全性的第7项议题通过若干建议,并
决定这些建议应采取一项国际公约的形式,修订《1958年海员身份证件公约》,
于2003年6月19日通过以下公约,引用时可称为《2003年海员身份证件公约(修订本)》:
第1条范围
1就本公约而言,“海员”一词系指在通常从事海上航行的除军舰以外的船舶上以任何身份受雇或从业或工作的任何人。
2如果对任何类别人员是否应被视为本公约所指海员存在任何疑问,该问题应由此类人员的国籍国或永久居住国的主管当局与相关的船东组织和海员组织协商后按照本公约的规定来决定。
3经与渔船船东和在渔船上工作的人员的代表组织协商后,主管当局可将本公约的规定应用于海洋商业捕捞。
第2条海员身份证件的签发
1本公约对其生效的各成员国应向身为海员并提出海员身份证件申请的每位国民签发符合本公约第3条规定的海员身份证件。
2除非本公约另有规定,海员身份证件的签发条件可服从国家法律和法规为签发旅行证件所规定的条件。
3各成员国还可以向在其领土内取得永久居留地位的海员签发第1款所述的海员身份证件。在各种情况下,永久居留者的旅行应符合第6条第7款的规定。
4各成员国应确保及时签发海员身份证件,避免不当延误。
5在申请被拒绝的情况下,海员应有权进行行政申诉。
6本公约无损于各成员国根据关于难民和无国籍人员的国际约定所承担的义务。
第3条内容和格式
1本公约所涉及的海员身份证件在内容上应符合公约附件Ⅰ中所给出的范本。证书的格式和所用材料应与该范本中所给出的一般规格相符,该规格应基于下文规定的标准。只要符合以下各款,在必要时,特别是考虑到技术的发展,可根据下文第8条对附件Ⅰ予以修正。通过修正案的决定应具体规定修正案的生效时间,并考虑到需要留给成员国足够的时间对其国内海员身份证件和程序做出任何必要的修改。
2海员身份证件应设计简单,使用耐久材料制成,特别考虑到海上的条件并可用机器识读。所用的材料应:
(a)尽可能防止篡改证件或伪造,并能够易于发现改动;和
(b)使政府通常能够以最低的成本获得,并能够可靠地达到上文(a)中所列的目的。
3各成员国应考虑到国际劳工组织制定的关于所采用的技术标准的任何已有导则,此种导则将有助于使用共同的国际标准。
4海员身份证件的尺寸应不大于正常护照。
5海员身份证件应载有发证机关的名称、能够迅速与该发证机关取得联系的说明、证件的签发日期和地点以及以下声明:
(a)本证件系国际劳工组织《2003年海员身份证件公约(修订本)》所指海员身份证件;和
(b)本证件为一独立证件而并非护照。
6海员身份证件的最长有效期应根据发证国的法律、法规来确定,在任何情况下不得超过10年,第一个5年后需要展期。
7海员身份证件中包括的持证人细节应仅限于以下内容:
(a)全名(视情包括名和姓);
(b)性别;
(c)出生日期和地点;
(d)国籍;
(e)可有助于辨认的任何特殊体貌特征;
(f)数码或原版照片;和
(g)签字。
8尽管有上文第7款的规定,还应要求海员身份证件上包括符合附件Ⅰ中规定的规格的持证人生物测定模板或其他生物测定表现形式,但必须满足以下先决条件:
(a)生物测定可以在不侵犯有关人员的隐私、不为其造成不适、不危害其健康或不伤害其尊严的条件下获得;
(b)生物测定本身应在证件上可见,但须不可能从模板或其他表现形式中重新形成生物测定;
(c)提供与核实生物测定所需的设备应便于使用,并且政府一般能够以较低的成本获得;
(d)在主管当局通常进行身份核实的港口和其他地点,包括在船上,核实生物测定的设备能够方便而可靠地操作;和
(e)使用生物测定的系统(包括设备、技术和使用程序)能为身份真实性的核实提供统一和可靠的结果。
9证件上所记录的所有关于海员的数据都应肉眼可见。海员应该有方便的机会,使其能够用机器检查无法用肉眼读出的任何数据。此种机会应由发证当局或由代表发证当局者提供。
10海员身份证件的内容和格式应考虑到附件Ⅰ中所引用的相关国际标准。
第4条国家电子数据库
1各成员国应确保将其所签发、暂停使用或吊销的每一海员身份证件的记录储存在电子数据库中。应采取必要的措施保证数据库不受干扰或擅自进入。
2记录中所含的信息应仅限于那些为核验海员身份证件和海员状况所必须、符合海员隐私权并符合适用的数据保护要求的细节。这些细节列于附件Ⅱ,该附件可按下文第8条规定的方式予以修订,同时须考虑到需要给成员国以足够的时间对其国家数据库系统做任何必要的修改。
3各成员国应建立程序,使其已签发了身份证件的海员能够检查和核对电子数据库中保有或储存的与该海员有关的所有数据的正确性并在必要时允许予以改正而不对有关海员收取任何费用。
4各成员国应指定一常设联络点负责答复来自本组织所有成员国的移民或其他主管当局关于由其当局签发的海员身份证件真实性和有效性的问询。常设联络点的细节应报给国际劳工局,劳工局则应保持一份清单,该清单应通报给本组织各成员国。
5本组织成员国的移民局或其他主管当局应能够在任何时候,通过电子方式或通过上文第
4款所述的联络点立即获得上述第2款所述的细节。
6就本公约而言,应建立适当的限制确保数据——特别是照片——不被交换,除非存在确保适用的数据保护和隐私标准得以遵守的机制。
7各成员国应确保电子数据库中的个人数据不被用于除核验海员身份证件以外的任何其他目的。
第5条质量控制和评估
1关于签发海员身份证件的过程和程序,包括质量控制程序的最低要求,列于本公约的附件Ⅲ。这些最低要求确立了各成员国在管理其海员身份证件签发系统方面必须取得的强制性结果。
2应存在确保以下方面的必要安全性的过程和程序:
(a)空白海员身份证件的制作和交付;
(b)空白和填好的海员身份证件的保管、处理和可靠性;
(c)受理申请、负责签发海员身份证件的当局和部门将空白海员身份证件制作成具体海员的身份证件,以及海员身份证件的交付;
(d)数据库的运行和维护;和
(e)程序的质量控制和定期评估。
3在满足上述第2款的前提下,可以按第8条规定的方式对附件Ⅲ进行修订,但要考虑到需要留给成员国足够的时间对其过程和程序做任何必要的修改。
4各成员国应至少每五年对其包括质量控制程序在内的海员身份证件签发系统的管理开展一次独立评估。此种评估的报告在去除了任何保密材料后应提交给国际劳工局局长,一份副本送交该成员国内的船东和海员的代表性组织。本提交报告要求不损害各成员国根据《国际劳工组织章程》第22条所承担的义务。
5国际劳工局应使各成员国能够获得这些评估报告。除本公约准许的情况外,任何披露应取得报告国的同意。
6国际劳工局理事会应根据其安排,在所有相关信息的基础上批准一份关于完全符合上文第1款中所述最低要求的成员国的名单。
7该名单必须使本组织的成员国可随时获得,并在收到信息时做出及时更新。特别是在第8款提及的程序框架中,如果基于确凿的理由反对将某一成员国纳入到名单中,应立即通知各成员国。
8应根据理事会建立的程序做出安排,允许曾经被或可能会被排除在名单之外的成员国,以及有利害关系的批准公约的成员国政府和有代表性的船东组织和海员组织,根据上述安排向理事会表达自己的意见,并使争议及时得到公平和公正的解决。
9对某一成员国签发的海员身份证件的承认取决于它对上述第1款所述最低要求的遵守情况。
第6条便利海员上岸休假及过境和转船
1持有由公约对其生效的成员国根据本公约的规定签发的有效海员身份证件的任何海员应被承认为本公约意义上的海员,除非存在明确理由怀疑海员身份证件的真实性。
2为确保根据以下第3至6款或7至9款要求入境的海员是根据本公约的要求签发的海员身份证件的持证人所需进行的核实和任何相关的询问和手续不应由海员或船东承担费用。
上岸休假
3只要主管当局在合理的时间内提前收到了持证人到达的通知,上文第2款中所述的核实和任何相关的询问和手续应该尽可能在最短的时间里完成。关于持证人到达的通知应包括附件Ⅱ第1部分中规定的细节。
4当船舶在港口时,除非有明确理由怀疑海员身份证件的真实性,本公约对其生效的成员国应尽可能在最短的时间内允许那些为临时上岸休假而请求人境的持有有效海员身份证件的海员进入其领土。
5只要船舶抵达手续已经完成,且主管当局没有公共卫生、公共安全、公共秩序或国家安全方面的理由拒绝上岸,应允许此种入境。
6就上岸休假而言,不应要求海员持有签证。任何不能完全履行此要求的成员国应确保其法律法规或实际做法提供实质上等效的安排。
过境和转船
7本公约对其生效的各成员国还应尽可能在最短的时间内允许持有有效海员身份证件并辅以护照的海员出于以下目的而要求入境时进入其领土:
(a)回到船上或转到另一艘船舶;
(b)过境到另一国上船,或为遣返之目的或有关成员国当局批准的任何其他目的而过境。
8除非有明确理由怀疑海员身份证件的真实性,只要主管当局没有公共卫生、公共安全、公共秩序或国家安全方面的理由拒绝入境,应允许此种入境。
9在允许出于上文第7款所述目的之一而进入其领土之前,任何成员国可要求提供令人满意的证据,包括证明海员的意图和执行该意图能力的书面证据。成员国也可将海员的停留限制在就有关目的而言被认为合理的期限内。
第7条连续持有和吊销
1海员身份证件应一直由海员持有,但经海员书面同意,由有关船舶的船长出于妥善保管目的而保存的情况除外。
2如果发证国肯定,持有海员身份证件的海员不再符合本公约对其签发所要求的条件,则该发证国应立即将该身份证件吊销。暂停使用或吊销海员身份证件的程序应与海员和船东的代表组织协商制定,其中还应包括行政申诉的程序。
第8条附件的修正
1除需符合本公约的有关规定外,附件可由国际劳工大会根据国际劳工组织适当组成的三方海事机构的建议来修正。此决定需要有出席大会并投票的三分之二多数代表做出,其中至少包括批准本公约的成员国的一半。
2批准本公约的任何成员国均可在此种修正案通过之日后六个月内书面通知国际劳工局局长,修正案对该成员国不生效,或只有在随后书面通知后的某一较晚日期才生效。
第9条过渡性规定
作为《1958年海员身份证件公约》当事国并根据《国际劳工组织章程》第19条采取措施以便批准本公约的任何成员国。可将其临时实施本公约的意图通知国际劳工局局长。由这样的成员国签发的海员身份证件应被视为根据本公约而签发的海员身份证件,条件是充分满足本公约第2至5条的要求,且有关成员国接受根据本公约签发的海员身份证件。
最终条款
第10条
本公约修订《1958年海员身份证件公约》。
第11条
本公约的正式批准书应送请国际劳工局局长登记。
第12条
1本公约应仅对其批准书已经国际劳工局局长登记的国际劳工组织成员国有约束力。
2本公约应自两个成员国的批准书已经局长登记之日起六个月后生效。
3此后,对于任何成员国,本公约应自其批准书已经登记之日起六个月生效。
第13条
1凡批准本公约的成员国,自本公约初次生效之日起满10年后可向国际劳工局局长通知退出,并请其登记。此项退出应自登记之日起12个月后生效。
2凡批准本公约的成员国,在前款所述10年期满后的一年内未行使本条所规定的退出权利者,即需再遵守10年,此后每当10年期满,可依本条的规定退出本公约。
第14条
1国际劳工局局长应将各成员国所交送的所有批准书、声明和退出书的登记情况通报全体成员国。
2在将本公约的第二份批准书的登记情况通报全体成员国时,局长应提请各成员国注意本公约开始生效的日期。
3局长应将根据第8条对附件的任何修正案以及有关声明的登记情况通知全体成员国。
第15条
国际劳工局局长应将其按照以上各条规定所登记的所有批准书、声明和退出书的详细情况,按照《联合国宪章》第102条的规定,送请联合国秘书长进行登记。
第16条
国际劳工局理事会在其认为可能必要时,应将本公约的实施情况向大会提出报告,并审查应否将公约的全部或部分修订问题列入大会议程,同时要考虑到第8条的规定。
第17条
1如大会通过一项新公约对本公约做全部或部分修订,除新公约另有规定外,则:
(a)如果新修订公约生效并在其生效之时,成员国对于新修订公约的批准,依法应构成对本公约的立即退出,而不需按照上述第13条的规定;
(b)自新修订公约生效之日起,本公约应即停止开放接受成员国的批准。
2在任何情况下,对于那些已批准本公约而未批准修订公约的成员国,本公约以其实际形式和内容仍对其有效。
第18条
本公约的英文本和法文本具有同等效力。
附件Ⅰ
海员身份证件范本
海员身份证件的格式和内容列于下文。证件应尽实际可能(如考虑到成本等)采用一般公众不易获得的优质材料制成。除为包含公约规定的信息所必需外,证件应不留多余空间。
证件应包含发证国的名称和以下声明:
“本证件为国际劳工组织《2003年海员身份证件公约(修订本)》所指海员身份证件。本证件为一独立证件而非护照。”
下文用黑体列出的证件数据页应以压膜或贴面加以保护,或采用能够同样防止相片和其他个人数据被替换的影像技术和底面材料来保护。
所用材料、证件尺寸和数据的印制应符合国际民航组织(ICAO)文件9303第3部分(2002年第2版)或文件9303第1部分(2003年第5版)中所载的规格。
其他安全特征应至少包括以下特征中的一种:
水印、紫外线安全特征、采用特殊油墨、专门的颜色设计、打孔图形、全息图、激光刻印、微型印刷和薄膜热封。
放入海员身份证件数据页的数据应仅限于:
Ⅰ.发证机关:
Ⅱ.发证机关的电话号码、电子信箱和网址:
Ⅲ.发证日期和地点:
海员的数码或原版相片
(a)海员全名:______________________________________________
(b)性别:__________________________________________________
(c)出生日期和地点:________________________________________
(d)国籍:__________________________________________________
(e)可有助于辨认该海员的任何特殊体貌特征:__________________
(f)签字:__________________________________________________
(g)失效日期:______________________________________________
(h)证件种类或名称:________________________________________
(i)惟一的证件号码:________________________________________
(j)个人识别号码(可选):__________________________________
(k)基于指纹的生物测定模板(印成符合将制定的标准的条形码数字):____________
(1)符合上述文件9303中的ICAO规格的机读区。
Ⅳ.发证机关的钢印或盖章。
数据的说明
上述数据页上各条目的名称可译成发证国的语言。如果本国语言不是英文、法文或西班牙文,这些名称应使用其中一种语言录入。证件所有条目均应使用罗马字母。
上述信息应具有以下特点:
Ⅰ.发证机关:发证国的ISO编码、签发海员身份证件机关的名称和完整地址以及发证授权人的姓名和职务。
Ⅱ.电话号码、电子信箱和网址应该与公约中所述联络点的链接相一致。
Ⅲ.发证日期和地点:日期应按日/月/年的格式以两位阿拉伯数字书写——例如:31/12/03;地点的书写方式应与本国护照相同。
肖像照片的尺寸:按上文所述的国际民航组织文件9303中的规格
(a)海员全名:在适当时,先写姓,后接海员的其他名字;
(b)性别:男性标明“M”或女性标明“F”;
(c)出生日期和地点:出生日期应按日/月/年的格式以两位阿拉伯数字书写;地点的书写方式应与本国护照相同;
(d)国籍声明:写明国籍;
(e)特殊体貌特征:任何有助于辨认的显著特征;
(f)海员签字;
(g)失效日期:按日/月/年的格式以两位阿拉伯数字书写;
(h)证件种类或名称:证件种类字符代码,用罗马大写字母(S)书写;
(j)惟一的证件号码:国家编码(见上文Ⅰ)后加不超过9个字符的字母数字簿记编号;
(j)个人识别号码:可选填的海员个人识别号码;识别号码不超过14个字母数字字符;
(k)生物测定模板:准确的规格有待制订;
(I)机读区:按照上文所述的国际民航组织文件9303。
附件Ⅱ
电子数据库
各成员国依据本公约第4条第1、2、6和7款而保存在电子数据库中的每条记录将提供的细节应限于:
第1部分
1身份证件上注明的发证机关。
2身份证件上写明的海员全名。
3身份证件的唯一证件号码。
4身份证件的失效或暂停使用或注销日期。
第2部分
5身份证件上标明的生物测定模板。
6照片。
7关于海员身份证件的所有查询的细节。
附件Ⅲ
关于签发海员身份证件的要求以及建议程序和做法
本附件列出了各成员国根据本公约第5条将采用的关于海员身份证件(以下称“海员证”)签发程序的最低要求,包括关于质量控制程序的最低要求。
A部分列出了每个成员国在实施海员证签发系统时作为最低要求必须实现的强制性结果。
B部分建议了实现这些结果的程序和做法。各成员国要对B部分给以充分考虑,但B部分不是强制性要求。
A部分强制性结果
1空白海员证的制作和交付
具备确保空白海员证的制作和交付的必要安全性的过程和程序,包括:
(a)所有空白海员证质量统一,内容和格式规格符合附件Ⅰ的规定;
(b)制证所用的材料受到保护和控制;
(c)在制作和交付过程中,空白海员证受到保护、控制、识别和跟踪;
(d)制证者具备妥善履行其关于制作和交付空白海员证的责任的手段;
(e)空白海员证从制作者到发证机关的运输安全有保障。
2空白和填好的海员证的保管、处理和可靠性具备确保空白和填好的海员证的保管、处理和可靠性的必要安全性的过程和程序,包括:
(a)空白和填好的海员证的保管、处理受到发证机关的控制;
(b)空白、填好的和作废的海员证,包括那些用作样本的海员证受到保护、控制、识别和跟踪;
(c)参与这一过程的人员满足其岗位所要求的可靠、可信和忠诚标准并经过适当培训;
(d)授权官员的责任划分能够防止擅自签发海员证。
3受理申请;海员证的暂停使用和吊销;复议程序
具备确保受理申请、负责签发海员证的当局和部门将空白海员证制作成具体海员的海员证,以及海员证交付安全性的过程和程序,包括:
(a)对于第一次申请海员证和海员证展期的情况,核对和批准的过程确保海员证只在以下基础上签发:
(i)申请书上提供了附件Ⅰ要求的全部信息,
(ii)符合发证国的法律和做法的申请人的身份证明,
(iii)国籍或永久居留证明,
(iv)申请人为第1条意义中的海员的证明。
(v)确信申请人,特别是那些不止有一国国籍或具有永久居留地位的申请人,不会发给不止一本海员证。
(vi)核查申请人不构成保安风险,但要妥善尊重国际文件规定的基本权利和自由。
(b)该过程要确保:
(i)在签发海员证的同时将附件Ⅱ中的每项细节录入数据库,
(ii)从申请人处收集的数据、照片、签字和生物测定与申请人相符,且
(iii)从申请人处收集的数据、照片、签字和生物测定在海员证的整个受理、签发和交付过程中与申请书放在一起;
(c)当所发的海员证被暂时停用或吊销时,要迅速采取行动更新数据库;
(d)建立展期和(或)换新系统,对海员需要对其海员证展期或换新的情况,以及海员证丢失的情况做出规定;
(e)海员证可被暂时停用或吊销的条件要与船东和海员组织协商确定;
(f)具备有效和透明的申诉程序。
4数据库的操作、安全和维护
具备确保数据库操作和维护的安全性的过程和程序,包括:
(a)数据库安全,能防止篡改和非授权进入;
(b)数据库的及时更新,防止丢失数据,并可随时通过联络点查询;
(c)数据库不能被填加、复制、链接或写入到其他数据库;数据库内的信息不被用于核验海员身份以外的目的;
(d)尊重个人权利,包括:
(i)在收集、储存、处理和传递个人数据时的隐私权;和
(ii)有权进入关于其本人的数据,对任何不准确的信息及时予以改正。
5程序质量控制和定期评估
(a)具备通过程序质量控制和定期评估确保必要的安全性的过程和程序,包括对过程的监控,确保所要求的以下行为标准得以满足:
(i)空白海员证的生产和交付,
(ii)对空白、无效和已按个人填写的海员证的保管、处理和可靠性,
(iii)负责签发和交付海员证的当局和部门受理申请、将空白海员证制作成具体海员的海员证,
(iv)数据库的运行、安全和维护;
(b)开展定期审查,确保发证系统和程序的可靠性和与本公约要求的符合情况;
(c)具备保护其他成员国提供的定期评估报告中所含信息的保密性的程序。
B部分建议程序和做法
1空白海员证的制作和交付
1.1为了海员证的安全和统一,主管机关应选择一个有效的货源来制作该成员国发证用的空白海员证。
1.2如果空白证是在负责签发海员证的机关(“发证机关”)内制作,则适用下文第2.2节。
1.3如果选用外部企业,主管机关应:
1.3.1核查该企业信誉、财务稳定性和可靠性是无可置疑的;
1.3.2要求企业具体指定所有将参与空白海员证制作的员工;
1.3.3要求企业向发证机关提供表明存在着确保每一指定员工的可靠性、值得信任和忠诚品质的适当的系统的证明,并使发证机关相信企业已经为这些员工提供了足够的生计手段和充分的工作保障;
1.3.4与企业达成一项书面协议,在不妨碍发证机关自己对海员证所负责任的前提下,应特别确定下文第1.5节提及的规格和指示并要求企业:
1.3.4.1确保只有已经承担严格保密义务的指定员工才能从事空白海员证的制作;
1.3.4.2对将空白海员证从其制作场地运至发证机关采取一切必要的保安措施,发货人不能以其并未在这方面出现疏忽为由而免除责任;
1.3.4.3每批托运货物均有准确的内容声明;该声明应特别注明每包所装的所有海员证的参考号码;
1.3.5确保协议中包括关于在原始承做者不能继续时允许完成的条款;
1.3.6在签订协议前确信企业拥有妥善履行所有上述义务的手段。
1.4如果空白海员证是由成员国境外的机关或企业提供的,成员国主管机关可以委托外国的一个合适的机关确保达到本条所建议的要求。
1.5除其他事项外,主管机关还应:
1.5.1规定制作空白海员证所用全部材料的详细规格;这些材料应符合本公约附件Ⅰ规定的一般规格;
1.5.2根据附件Ⅰ规定空白海员证格式和内容的准确规格;
1.5.3如果以后使用不同的印刷厂,确保这些规格能够使所印制的空白海员证保持格式一致;
1.5.4按照附件Ⅰ的要求,就顺序印在空白海员证上的唯一证件号码提供明确的号码生成指示;和
1.5.5确定制作期间保管所有材料的准确要求。
2空白和填好的海员证的保管、处理和可靠性
2.1与发证过程有关的一切活动(包括空白、无效和填好的海员证的保管、制作海员证所用的工具和材料、申请的受理、海员证的发放以及数据库的维护和安全)应该在发证机关的直接控制下进行。
2.2发证机关应准备一份对所有参与发证过程的官员的评估,为每个人建立可靠、可信任和忠诚记录。
2.3发证机关应确保介入发证过程的官员彼此不是直系亲属。
2.4介入发证过程的官员的个人责任必须由发证机关给予充分明确。
2.5不应让一位官员单独负责海员证申请受理和相应海员证准备中的所有工作。向负责发证的官员分配申请书的官员不应介入发证过程。被指定承担有关受理申请和签发海员证的不同职责的官员应该进行轮换。
2.6发证机关应制定内部规章,确保:
2.6.1空白海员证必须锁好,只将为满足预期的日常作业所需数量的证件取出并只交给负责填写海员证使之成为个人证件的官员和拥有专门授权的任何官员;每天结束时退还没有用完的空白海员证;所述的“锁好”措施应该被理解为包括防止擅自进入和侦测闯入者的其他设备;
2.6.2用作样本的任何空白海员证予以损毁外皮并做相应的标记;
2.6.3对每本空白海员证和尚未发出的每本个人海员证的下落逐日进行记录,该记录要存放于安全的地方,同时清点锁好的海员证和由指定的官员掌管的海员证;应由不参与处理空白海员证或尚未发出的海员证的官员负责保管记录;
2.6.4除了填写空白海员证的官员和任何拥有专门授权的官员外,任何人不应有机会接触空白海员证和填写海员证所需的工具和材料;
2.6.5锁好每本已个人化的海员证并只交给负责海员证发放的官员及任何拥有专门授权的官员;
2.6.5.1上述拥有专门授权的官员应限于:
(a)获发证机关常务负责人或其正式代表书面授权行事的人员,和
(b)下文第5节所指监控员和被任命行使审计或其他控制职能的人员;
2.6.6严格禁止官员介入其家庭成员或密友申请海员证的发证过程;
2.6.7对于任何盗窃或企图盗窃海员证或将其个人化所用的工具或材料的案件应立即向警察机关报告以便开展侦查。
2.7发证过程中的错误应使相关海员证无效(若未经改正而发出)。
3受理申请;海员证暂停使用或吊销;申诉程序
3.1发证机关应确保负责审查海员证申请的所有官员曾经受过欺诈侦测和计算机技术使用方面的训练。
3.2发证机关应制定规章确保海员证只在以下基础上签发:由有关海员填写和签署的申请表;身份证明;国籍或永久居留证明和关于申请人是海员的证明。
3.3申请表应包含本公约附件Ⅰ所规定的所有强制性信息。申请表应该要求申请人注意,蓄意做出虚假声明将受到起诉和刑事制裁。
3.4在首次申请海员证时,以及以后在延期时被认为有必要时:
3.4.1申请人应将已经填好但未签字的申请表亲自递交发证机关指定的官员;
3.4.2数码或原始相片的拍摄和生物测定的采集应在该指定官员的监控之下;
3.4.3应该当着该指定官员的面签署申请表;
3.4.4申请表随后应由该指定官员直接转交发证机关处理。
3.5发证机关应采取充分的措施确保数码或原始相片和生物测定的安全和保密。
3.6申请人提供的身份证明应符合发证国的法律和实践。这种身份证明可以包括一张申请人的近照,由船东或船长或申请人的其他雇主或申请人培训机构负责人证明照片与申请人本人真正一致。
3.7国籍或永久居留证明一般由申请人的护照或作为永久性居者的入境许可证构成。
3.8应要求申请人申明其所拥有的所有其他国籍,确认其没有从其他成员国获得颁发海员证以及没有向其他成员国申请海员证。
3.9如果申请人已拥有一本海员证,不应再向其签发另一本海员证。
3.9.1应有一个提前换证系统,以适用于海员提前意识到在其服务期间无法在海员证过期之日或换证之日提出申请的情况;
3.9.2应有一个展期系统,以适用于出现不可预见的服务期延长而要求海员证展期的情况;
3.9.3应有一个替补系统,以适用于海员证丢失情况。可以签发临时证件。
3.10关于申请人是本公约第1条所指海员的证明应至少包括:
3.10.1以前的海员证,或海员的派遣书;或
3.10.2适任、资格或其他相关培训的证书,或
3.10.3具有同等说服力的证据。
3.11在认为必要时,应要求补充证明。
3.12所有申请应至少接受海员证签发机关主管官员所做的下列核查:
3.12.1核查申请书填写完整并且没有会导致对所做声明的真实性产生怀疑的矛盾之处;
3.12.2核查所提供的细节和签字与申请人护照或其他可靠证件相符;
3.12.3向护照颁发机关或其他主管机关核查护照或所出示的其他证件的真实性;如有理由怀疑护照的真实性,应将原件寄给有关机关;另外,也可寄出有关页的复印件;
3.12.4将所提供的相片与上文第3.4.2段规定的数码相片做比较;
3.12.5核查上文第3.6段所述的证明的明显真实性;
3.12.6核查上文第3.10段所述的证明证实申请人的确是海员;
3.12.7核查本公约第4条所述的数据库,以确保与申请人相符的人尚未获得海员证,如果申请人拥有或可能拥有多重国籍或在国籍国以外拥有任何永久性居留资格,还应向其他有关国家的主管机关做出必要的问询;
3.12.8核查发证机关可以访问的任何有关的国家和国际数据库,以确保数据库中与申请人相符的人不构成可能的安全风险。
3.13上文第3.12段中提及的官员应做出简短记录,说明上述各项核查的结果并提请注意支持申请人是海员结论的事实。
3.14一旦全面检查完毕,申请表连同支持性文件和记录一并转交负责完成填写将发给申请人的海员证的官员。
3.15然后将填写好的海员证连同发证机关的相关文档一并转交该机关的高级官员审批。
3.16高级官员只有在至少检查了记录后确信已合适地遵守了程序且向申请人签发海员证是合理的时,才能发给海员证。
3.17批准应采用书面形式,并附上有关申请中需特别考虑的任何特点的说明。
3.18海员证(连同所出示的护照或类似证件)应直接交给申请人并请其签收,或通过要求收讫回执的可靠邮政通信寄给申请人或应其本人要求寄给其船长或雇主。
3.19在将海员证发给申请人后,应将本公约附件Ⅱ规定的细节输入本公约第4条所规定的数据库。
3.20发证机关的规章应规定一个从寄出到收到的最长期限。如果没有在该时间内收到收讫回执,在收到海员的正式通知后,应在数据库中做出适当的注释,将该海员证正式挂失,并通知该海员。
3.21在海员证的有效期间以及以后的三年,应在安全的地方保存所有做过的注释,特别是简短的记录(见上文第3.13段)和第3.17段所述的说明。这些注释和第3.17段所要求的说明应录入单独的内部数据库并允许下列访问:(a)负责监督各项工作的人员;(b)参与海员证申请审查的官员;和(c)出于培训的目的。
3.22如果收到信息表明海员证被错发,或其颁发的条件已经不再相符,应立即将此情况通知发证机关以便迅速将其吊销。
3.23如果海员证被暂时停用或被吊销,发证机关应立即更新其数据库,指明该海员证目前不被承认。
3.24如果对海员证的申请被拒绝,或做出了关于海员证被暂停使用或被吊销的决定,应正式通知申请人具有申诉的权利,并将所做决定的理由详细告知。
3.25申诉的程序应尽可能快捷,并符合给予公平和全面考虑的需要。
4数据库的操作、安全和维护
4.1为了实施本公约第4条,发证机关应做出必要的安排和规章,以特别确保:
4.1.1本公约第4条第4、5和6款所要求的,每周7天,每天24小时能够接通联络点,或通过电子方式访问;
4.1.2数据库的安全;
4.1.3在数据的储存、处理和数据通信中尊重个人的权利;
4.1.4尊重海员核查有关其本人数据的准确性以及及时对发现错误予以修改的权利。
4.2发证机关应拟定数据库的妥善保护程序,包括:
4.2.1要求对数据库定期进行备份,将备份储存于发证机关场地以外的安全地点的介质上;
4.2.2一旦数据录入官员已经确认一条记录,对该记录修改的许可只限于拥有特别授权的官员。
5程序质量控制和定期评估
5.1发证机关应任命具有公认正直、忠诚和可靠品质、不介入海员证保管或处理的高级官员担任监控员,以:
5.1.1连续监督这些最低要求的实施;
5.1.2立即提请注意实施中的缺陷;
5.1.3就改进海员证的签发程序向常务负责人和有关官员提出建议;和
5.1.4就上述问题向管理部门提交质量控制报告。如有可能,监控员应该熟悉所监督的所有业务工作。
5.2监控员应直接向发证机关的常务负责人汇报。
5.3应责成包括常务负责人在内的发证机关全体官员向监控员提供监控员认为与完成其任务有关的所有文献或信息。
5.4发证机关应做出适当安排,确保各级官员可以自由地与监控员谈话而无受害之虞。
5.5监控员的职权范围应该要求特别注意下列任务:
5.5.1核查资源、场地、设备和员工保证足以有效履行发证机关的职能;
5.5.2确保空白海员证和已经完成海员证的安全保管安排是合适的;
5.5.3确保按照上述第2.6、3.2、4和5.4段的要求制定合适的规章、安排或程序;
5.5.4确保有关官员熟知和理解这些规章和程序及安排;
5.5.5对随机选出的特定个案,详细监督从收到海员证申请到发证程序结束过程所处理的每项业务,包括监督相关的注释和其他记录;
5.5.6核查用于保管空白海员证、工具和材料的保安措施的有效性;
5.5.7核查以电子方式储存的信息的安全性和正确性以及保持24小时全天候访问的要求,如有必要,可在一可信赖专家的协助下进行;
5.5.8调查可能误发海员证或可能制造假海员证或以欺诈方式获得海员证的任何可靠报告,以便查清可能导致或协助误发、造假或欺诈的内部渎职行为或制度上的缺陷;
5.5.9调查有关不能充分访问根据本公约第4条第2、3和4款要求应该可以访问的数据库细节的投诉或这些细节有误的投诉;
5.5.10确保发证机关常务负责人及时、有效地就关于确定发证程序需改进之处和缺陷领域的报告采取行动;
5.5.11保存所开展的质量控制检查的记录;
5.5.12确保对质量控制检查进行管理性审查并保存这些审查的记录。
5.6发证机关的常务负责人应确保对发证系统和程序的可靠性以及符合本公约要求的情况定期进行评估。这种评估应该考虑到下列方面:
5.6.1对发证系统和程序所做的任何审计结果;
5.6.2关于就报告的缺陷或违反保安的做法的纠正行动效果的调查和其他发现的报告和结果;
5.6.3海员证的签发、遗失、注销或损毁记录;
5.6.4与质量控制运作相关的记录;
5.6.5电子数据库可靠性或安全性问题记录,包括对数据库的查询;
5.6.6技术进步或海员证发放程序的革新对发放系统和程序的变化影响;
5.6.7管理性审查的结论;
5.6.8对程序进行审计,确保其适用方式符合尊重国际劳工组织有关文件所体现的基本原则和工作权利。
5.7应具备防止非经授权泄露其他成员提交的报告的程序和过程。
5.8所有审计程序和过程都应确保包括库存控制程序在内的制作技术和保安做法足以达到本附件的要求。 

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