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信息采购是什么 关于信息采购的详细介绍

信息采购就是通过互联网络,借助计算机管理企业的采购业务。具体说来,开展信息采购的企业在网络上公布所需的产品或服务的内容,供相应的供应商选择;采购企业通过电子目录了解供应商的产品信息;通过比较选择合适的供应商,然后,下订单并开展后续的采购管理工作。电子商务是随着互联网技术和新经济管理理论的发展而出现的一种新兴的商务方式。由于采购是企业直接面对市场的第一个窗口,因此电子商务的发展将在未来彻底改变现在的采购管理模式,进行信息采购是将来采购方法发展的一个方向,信息采购能成为当今采购管理的重要趋势,在于通过互联网、企业内部网以及其他外部网络技术,使众多的交易企业实时地进行信息沟通、访问电子目录,从而以最低的采购成本获取经济利益最大的产品。信息采购的潜在运用还包括订单跟踪、资金转账、产品计划和进度安排、收据确认等,从而最终加速企业运作、缩短前置时间,同时把大量的人力资源从繁琐的事务性工作中解放出来,全面降低企业采购管理的成本。信息采购能蓬勃发展,原因还在于它具有快速、低成本整合上下游资源和信息的能力。

企业实施信息采购的优势

传统采购管理面临的问题如信息狭窄、不及时、不准确、采购数据流失等,都将在实施电子商务的过程中逐步消失,电子商务的发展可以为采购部门带来许多直接的好处。

1、实时性

电子商务由于突破了时空的限制,可以实时地获得供应商、产品、价格等市场因素,并极大地拓宽了采购部门的视野,市场空间从原先局限的空间一下子扩大到全球范围。

2、潜在卖主多,选择余地大

互联网络采用世界统一的TCP/IP协议,统一的协议标准使互联网具有自由开放的特性,为其迅速发展提供了可能和前提。作为一种功能强大的通讯工具,互联网具有BBS公告板、USENET新闻组、交谈室、电子邮件等多种高效而经济的工具可供使用。互联网上存在着分布于世界各地的大量卖主,实行信息采购有助于企业扩大采购范围,发现新的合格供应商,从而开辟新的原材料供应渠道,稳定和优化原材料的供应。利用互联网络,开展网络营销具有突出的优势,能够将产品说明、市场调查、广告宣传、顾客服务、促销和公关等多种营销活动有机地整合在一起,实现营销组合的综合效益。所以,伴随着企业网络营销活动的不断扩展和延伸,网络上的卖主将以较大的规模迅速增加,信息采购的选择余地也将不断扩大。

3、获取采购数据本身的价值

传统的采购管理对采购数据基本或根本不予管理,因此传统的管理就将蕴涵极大价值的数据信息白白浪费了。现在通过电子商务,管理人员可以立即获取并分析过去的或现在的交易信息,并为未来的采购提供决策支持数据。目前有很多企业已经认识到电子商务对采购管理的重要性,并试图运用互联网进行信息共享,访问电子目录等,但这些还只是电子商务的一些表层应用。可以预见,在不远的将来,其他潜在的电子商务应用如订单跟踪、资金转账、产品计划、进度安排、收据确认等也将得到广泛应用,并直接改变未来的采购管理模式。总之,电子商务对采购管理的影响将在企业的战略规划中得到体现,而不是仅仅对采购管理战术性的改变。

4、获得采购的主动权

首先,电子化采购中,企业充分考虑其实际要求,再提出对产品的采购要求。其次,产品价格是竞价的结果,采购商将自己所需的产品信息在网上公布出来,供应商展开价格与质量的竞争,胜者负责将质优价廉的商品送到采购商指定的地点。最后,采购商可以与供应商随时进行沟通,获得即时的售后服务。

5、降低采购成本

电子化采购在降低成本方面是全方位的,从物资的价格到各种人工服务费用都将会有大幅度的下降,这主要表现在两个方面:一方面,采购企业可以通过网络进行全方位的选择,改变过去人工采购时供应商数量的局限性,企业可以在更大范围内进行比较,从中选择报价和服务最优的供应商;另一个方面,采购过程基本可在办公室通过网络进行,采购与供应双方大部分面对面接触将被信息传输所代替,可大大节省交易费用,并且可以有效避免暗箱操作。

6、优化库存管理

电子化采购需用计划从编报到实施衔接紧密,并有效控制,不会产生较大延误,这样可使库存定额达到最优化的水平,可以合理降低库存资金,又可避免不必要的风险。

7、保证采购质量

在传统的采购活动中,因为有人情、回扣的影响,并且采购的范围相对较小,只能“货比三家、五家”,采购中出现质量问题也时有发生,直接影响企业的安全生产和经营效益。在电子化采购的过程中,可以在较大范围内选择供应商,可以做到“货比百家、千家”,找到质量和价格最为理想的合作伙伴的可能性增大。如果对供应商提供信息有疑问,还可以进行实地考察,防止质量事故的发生。

8、提高采购效率

在信息采购的过程中,采购与供应双方内部的烦琐手续都将得到简化,信息传递会更快捷、方便,过去要在十天半月才能生成的买卖合同,在电子化采购平台中可以即时完成,这样就会大大提高采购效率;另外,电子化采购实现了采购信息的数字化、电子化,减少了重复录入的工作量,也使人工失误的可能性降到了最低限度。互联网上信息资源丰富、信息传递快捷且费用低廉,不仅能使企业降低采购过程中的搜索费用和交易成本,也能使其有效地缩短采购周期,提高采购效率。由于互联网是开放的,网上的竞争是透明的,产品价格的不断下降已是不可逆转的发展趋势,所以信息采购还能使企业获取廉价供应、节约采购成本,并进一步实现其采购活动的合理化。美国食品巨商RJRNabisco就曾指出,该公司采用传统的定货方式,完成一笔定货的费用是70美元,而采用信息采购方式只需0.93美分,而且采购周期大大缩短、采购效率大为提高。

9、改善物流管理,创造竞争优势

信息采购虽能为企业带来诸多益处,但仅靠信息采购,不足以建立和保持企业在竞争中的优势地位。因为互联网是开放的,竞争者也能很好地应用信息采购。为创造竞争优势,企业必须推进信息采购向纵深发展,进一步改善企业的整体物流管理水平。为此,有必要对企业从原材料购进到产品储运的整个物流过程进行总体规划,实行供应链管理,实现运作过程的重组和优化,以加快信息传递、共享信息资源,从而有效地协调和控制物料的流动,更好地满足顾客的需求并尽可能地降低经营成本,最终提高企业的经济效益。信息采购为企业进一步利用现代信息网络,改善物流管理,实行供应链管理,创造竞争优势奠定了基础。

信息采购的形式与层次

现时期,企业的信息采购活动有三种形式,它们代表了纵深程度不同的三个层次。

1、网上直接交易

网上直接交易是将传统的直接交易方式移植到互联网上进行。企业通过查阅BBS公告板、发送电子邮件、访问相关网站等多种方式寻找合适的交易伙伴,洽谈具体的交易条件,并最终实现交易。相对于传统的直接交易方式而言,网上直接交易充分利用了互联网信息丰富、高效便捷和费用低廉的特点,扩大了选择范围,提高了采购效率,降低了交易成本,节约了采购费用,为企业改善物资供应及其管理活动创造了必要的条件。这种方式简单有效,是实现信息采购的初级形式。目前,许多企业通过这种方式实现信息采购,并取得了较好的效果。

2、网上招标采购

招标是企业实现采购的重要方式。利用互联网进行网上招标采购,使广大的供应商都有参与投标的机会,都可在其方便的时间参加投标活动,增加了采购的竞争性和透明度,一个非常突出的特点就是公平、公正。所以,企业不仅可以优化采购渠道、节约采购费用、提高采购效率,还能了解供求信息,改善采购和物流管理。网上招标采购比网上直接交易方式有所发展,对企业的内部管理活动也有更高的要求,但效果更显著、优势更突出。

3、E-供应链管理

供应链管理能力是企业竞争的重要战略资源。在全球经济一体化和市场竞争日益激烈的今天,提升企业的供应链管理能力,对创造企业竞争优势至关重要。利用互联网技术进行供应链管理,即E-供应链管理,将大大改善企业与外部市场的联系,有效地实现信息传递,降低经营成本,加速资金周转,增加企业收益,从而提高企业竞争力。在发达国家,现今有80%的企业使用互联网进行经营活动,但只有大约7%的企业应用E-供应链管理。原因在于其难以模仿。所以,从供应链管理角度将信息采购有效整合于企业的整个生产经营活动,形成这方面的核心能力,将为企业创造长期的竞争优势。

信息采购物流的流程

公司的采购是一项重要的事务处理活动,其处理流程一般如下,如图所示。Image:信息采购物流的流程.jpg

⑴ 计划部门与生产部门通过内部的信息系统将年或月份需求信息及时发布到数据库中,供应部门根据最新需求信息制订采购计划。

⑵ 采购方发布求购信息,要求供货方提供货源信息、进行报价等。

⑶ 供货方的到相关的求购信息后,对采购方做出回应,如报价等。

⑷ 根据采购系统内部供应商管理模块和需求计划,对供应商提供的各种资料信息进行比较选择,择优选定一家或数家供应商,或者根据实际需要寻找新供应商,这就需要有一定的审核,确保新供应商的信用度。

⑸ 采购双方签订电子贸易合同。

⑹ 对需立即采购的或已达到批量采购标准的采购申请,依据业务规则生成订单。

⑺ 采购方向供货方发放商品订购单,说明初步确定购买的商品信息。

⑻ 供货方对采购方提出的订单信息进行回应,说明有无此商品及商品的规格型号、数量、品质状况。

⑼ 采购方根据供货方的回答情况决定是否对订单做出更改,说明最终确定的采购信息。

⑽ 下达订单及掌握进货过程。将订单通过INTERNET发给供应商的订单管理系统,供应商发货后供应部门要及时跟踪供货过程。

⑾ 采购方向供货方提出运输工具、交货时间、交货地点等要求。

⑿ 供货方向采购方发出发货通知,将运输方式、发货地点等信息通知采购方。

⒀ 采购方将收货信息通报给供货方,货到后供应部门即时通知品质部门验收,合格后仓储部门入库。

⒁ 订购的产品入库或服务完成后系统自动生成凭证并向系统提交,供应部门向财务部门提交有关单据。

⒂ 依据规则,系统在发出订单时或产品验收合格入库后,系统会自动地给供应商付款,或者供应部门依据有关收货单据人工通知财务部门对供应商付款。

⒃ 供货方向采购方发送电子发票,采购方收到商品,供货方收到货款并出具电子发票。

⒄ 如果在交易过程中,任何一方违约,受损的一方将向违约方索赔。

在信息采购的所有环节中,目前被采购人员使用得最多的是以下两项功能:

① 发布求购信息,既可在许多专业商业网站上发布求购信息,也可在自己的企业网站上发布求购信息;

② 等待供应商联络,有很多推销人员通过因特网寻找买主,发现合适的买主后便会留下自己的联络方式,有的还会报价及说明可供货的数量和时间。

信息采购的制约因素及局限性

1、信息采购的制约因素

信息采购作为一种新的采购模式,在政府的大力鼓励和企业的积极参与下,稳步地向前推进。它的优势日渐显露,被越来越多的企业认可,发展前景十分广阔。但还存在着下列制约因素:

⑴ 计算机的普及和广泛应用。

⑵ 电信等基础设施的完善。

⑶ 相关法律法规的制定。

⑷ 信用及信用保障体系的建立。

⑸ 电子支付系统、物流系统、安全系统及其它配套设施的随后跟进和全面应用。

⑹ 产品的标准化。

⑺ 电信资费的成本。

⑻ 信息资源不能共享,网上采购的各单位都是独立的信息“孤岛”。

⑼ 企业内部物资管理体系的整合。

⑽ 人们传统采购观念的转变。

虽然有不利的因素,但随着信息采购的发展,都是可以逐步解决的。研究信息采购的生存及发展空间是为了更优化地发展信息采购并制定科学的管理办法。信息采购的发展在于普及,要处理好技术先进和简单实用的关系,还要考虑竞价系统的可扩展性。管理和服务是信息采购发展的主要因素。

2、信息采购的局限性

首先,采购管理是一个极为复杂的系统工程,正如前面叙述战略采购的背景中所谈到的那样,今天的采购包含的内容较为广泛,既有成本控制、及时采购的要求,又有供应市场的调查、伙伴关系建立等等要求,不仅如此,作为企业价值链组成部分的采购活动,往往又与企业其他管理领域发生各种交互行为,所以,合理采购体系的建立不是推行电子商务一方面就能解决的,相反,信息采购的顺利开展和绩效的体现,有赖于整个企业管理的规范以及竞争行为的规范,甚至行业宏观经营体制的健全,脱离了这些最基本的管理规范和良性经营环境的建立,信息采购可能不仅不能发挥应有的作用,反而会加剧企业经营的难度和风险;

其次,信息采购尽管是当今企业采购领域的发展趋势,但是这并不说明信息采购完全适合于所有的行业和产品,因为基于公开竞价招标的采购形式不一定适应于高附加价值、供给不充分的产品,所以,如果不讲条件地推行信息采购,其结果只会出现福特汽车公司的一个主供应商谈到的“电子商务交易是一个冷冰冰的平台,它把具有巨大潜质和增值能力的企业踢得很远……如果强行推行信息采购,那么只有选择交易退出”。

我国企业实施信息采购的主要特点

信息采购是实施电子商务的基本内容,也是我国当前实施电子商务的重点。电子商务发展的初期,主要是为了适应贸易活动的需要,通过实施电子商务或电子数据交换,使贸易活动更便捷、更准确、更及时,在大大地提高工作效率的同时,又显著地节省交易费用。所以,信息采购被广泛应用。根据我国国情,当前企业实施信息采购的主要特点是:

⑴ 信息采购的流程设计,必须充分考虑企业现状,应有较大的灵活性,且便于操作,并能通过实施信息采购,逐步重组企业业务流程,这样信息采购才会有生命力。

⑵ 基于电子认证和电子文件还没有法律保护,在生成电子合同的同时,目前仍需保留书面合同。

⑶ 目前尚不能全面实施网上结算,为避免企业风险,仍需坚持网下结算。

⑷ 当前市场规则还有待进一步规范,为了避免网上欺诈行为的发生,可实行会员制度,不与不了解的客户做交易。

信息采购的应用

信息采购的基本手段建立电子数据交换系统(EDI)。利用EDI可以及时、准确地掌握供应与需求的情况,按照准时物流的要求,采购或物流中心可以很快做出物流的决定。通过建立EDI系统,上下游产业之间建立了电子自动订货系统和实现了决算、检验、库存的电子化。

通过EDI系统,物料供应商可以获得许多优点:⑴ 通过掌握需求方的信息,可以在某种程度上有计划生产,从而减少库存;⑵ 由于实现了电子化,可以减少销售费用,比如没有传票了,减少了传票成本;⑶ 由于信息的同步化,可以减少错误生产和供货,也可以向需求方及时反馈情况,让需求方了解生产状况;⑷ 在供应商与采购商共同开发商品的时候,通过信息互通可以加快开发速度。

EDI系统给采购方也带来了不少好处:⑴ 由于采购数据直接传输给物流中心,可以防止由于物料供应不及时带来的损失,例如日本日化生产企业花王与零售商佳斯客在建立EDI后,佳斯客的缺货率减少了一半;⑵ 通过电子订货系统实现了自动采购,提高了商品周转率,佳斯客的库存周转率提高了30%;⑶ 削减了流通成本,采购方不需要建立库存从而大大节约了费用。

建立EDI系统对物流企业来讲也有很多好处:⑴ 实现了物流作业的集约化。需求方为了降低成本和库存,只在必要的时间、按必要的数量、采购必要的商品,这就使物流企业出现多频率、小批量配送的势头,但这种配送方式导致配送次数和车辆增加、加剧交通拥挤和废气增加等问题。物流企业EDI系统掌握了更多及时的信息,从而可以在配送中更加集约化;⑵ 为物流企业自身减少库存,甚至实现无库存创造了条件。物流中心最大的负担是库存较多,建立EDI系统后,各生产商将货物送到配送中心后进行点检,然后按照采购要求直接用运输工具送到物流中心的出口,卡车司机马上将货物运到商店,物流中心也实现了无库存化。这种技术在国外称为“交叉对接”;⑶ 利用EDI还可以做到共同配送。传统的物流配送是以专业的品种和单一的货主为对象的,这就造成了运送设施的浪费,如果获得了更多的信息就可以实现混合配送与共同配送。混合配送就是将食品、日用品、酒、化妆品等同时配送,共同配送就是物流中心同时给两家以上的竞争货主进行配送。

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