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因业务跨省跨地区,公章不能及时解决使用需要,怎么解决这个问题?

因业务跨省跨地区,公章不能及时解决使用需要,怎么解决这个问题?

由网友 思格特智能印章机 提供的答案:

很多大企业对印章管理其实一直都有着很严格的要求,尤其是银行业甚至规范到印章审批流程、分级制衡机制、外部印章核验等部分。

究其原因主要是印章管理容易出现问题,而且每次一旦出现问题对企业来说不仅仅受到资金、资产上的损失,对企业品牌自身的公信力也有着不同程度的影响。

公章不能随时随地携带,一旦疏忽,可能面临被错用、盗用、冒用、滥用等情况;公章如果带出办公室也很难被监控得到;分公司或下属单位异地用章缺少统一管理,可能出现不合规使用;不少单位要求领导在出差或休假前签署不少空白页,存在潜在风险;人情章多,有些手握印章的人,难逃情面不知不觉盖了不该盖的章……

传统印章管理即便有着严格制度规范但也不可避免的会出现这样或那样的局限性,就拿公章外带来说,虽说平时不允许随意携带外出,但企业需要前往银行、工商部门办理业务的时候为了简化流程提升效率往往都会携带公章外出,风险隐患就会因此产生。

智能印章管理系统如何避免传统印章管理出现的弊端?

便携式智能印章管理系统全密封双道电子锁控制,由印章审批人和保管人分别控制,在需要用章时印章管理员只需要指纹或是账号登入系统后台远程申请、审批人远程审批授权使用公章。有效解决因印章外出、异地用章等印章管理不善带来的风险。

每次盖章完成后,智能印章管理系统都将重新对已经完成盖章的文件进行拍照上传至云端服务器储存,自动生产用章历史台账,记录所有用章人、审批人、用章地点、用章时间、用章文件等所有信息,便于事后追溯,完善问责制。

由网友 安印电子印章 提供的答案:

存在的问题:

目前,组织合同盖章现状中影响盖章效率主要体现在以下几个方面:

1、签字、盖章申请流程慢

上文提到由于盖章关系到企业组织切身利益,因而审批严格。特别是层级多、跨部门协同的情况下,一份合同走完流程往往需要2-3个工作日,且须专人跟催。

2、异地合作用户需轮流盖章,周期长

商务合作中合同签署双方(或多方)行为,对于异地合作的用户来说,纸质合同先由一方当事人签署后再寄送至另一方盖章签字后回寄,对于合作需求急迫的企业组织来说明显效率不足。

3、骑缝章、角章、页签,签署需求大

为了保障合同往返流传过程中合同内容的一致性,先盖章的一方除了必要的落款处盖章外还加盖骑缝章、角章或页签等,这在一定程度上加大了盖章人员的负担。

4、洽谈合同人员非订约单位负责人

当合同明细前期洽谈人仅仅为一般工作人员时,合同条款约定后还需当事人将合同文本带回交由法定代表人或负责人审阅同意后方能盖章,对于盖章及时性有一定影响。

特别是集团的分公司和在外地的项目众多,印章外带和管理等问题愈加显现:

解决方法:

随着电子合同、电子签章概念的不断普及与推广,电子合同、电子签章应用不断深入组织内部印章使用与管理过程中。

通过电子化签署模式将改善现有的合同敲章慢、印章管理难等问题。更加全面化、系统化、个性化的企业组织印章管理也将不断被应用到组织内部。组织印章管理效率与风险控制能力得以全面改善。

优势一:电子签章提升企业工作效率

企业使用电子签章后,企业的合同签署、财政报销、OA审批等环节可不受地域和时间限制,随时随地在线进行确认及签署。相比传统签章四处找领导审批,异地用章快递邮寄等繁琐的流程和冗长的签约周期,电子签章的采用极大的提高了企业协同办公的效率。

优势二:电子签章为节省大量成本

传统签章使用需要打印纸质合同,而企业使用电子签章后,所有的合同签署、文件审批均可通过线上实现无纸化操作。同时文件签署完后还可线上进行储存及管理,省去了线下纸质合同分类管理的麻烦,可为企业节省一大笔印刷成本、纸质成本、仓储成本、物流成本及人力成本。

优势三:电子签章管理更便捷

电子签章线上管理,无论是电子签章的制作、授权、查看还是删除,均可在线操作,且操作者必须是通过实名认证及拥有权限之人。相比传统签章专人专柜管理,申请用章后不按时归还,易导致签章丢失、滥用等情况,电子签章大大的优化了企业签章管理过程。

优势四:电子签章安全合法

电子签章基于数字签名技术,可确认电子文件签署主体真实身份,有效防止文件被篡改,符合法律法规的要求,具有极高的法律效力。相比传统签章易被盗、被伪造,电子签章在安全性、合法性上更能够贴合企业快速发展的需求。

随着“互联网+”和移动化的兴起,业务处理时间碎片化、对空间和时间的限制越来越少,越来越多的线下业务搬到的了移动互联网上,那些原来认为不可能或者有传统思维禁锢的必须要纸质的流程、过程,现在都松动或者已经开始往互联网上迁移。

票据、表单、公文、文档、业务流程、处理过程等等一系列能够想得到的应用电子签章的场景目前都在快速的得到应用。我们能够预想到电子签章对流程优化带来的巨变。电子签名的实质化道路会越走越健康。

由网友 渔夫频道 提供的答案:

多刻几枚公章即可。不过需要加强管理和授权限制。另外,最好能向公安机关备案。

由网友 九零人Joolien 提供的答案:

电子章,或者预先盖好,多刻章风险大

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